Zo bereid je je bedrijf digitaal voor op de zomerstop
De zomer staat voor de deur en dat betekent voor velen van ons: even de laptop dichtklappen en opladen.
Maar terwijl jij geniet van de zon, gaat het leven voor jouw website gewoon door:
- Potentiële klanten blijven zoeken naar openingsuren, contactgegevens of offertes.
- Google blijft jouw bedrijf tonen in de zoekresultaten.
Bezoekers verwachten dezelfde professionele ervaring, ook wanneer jij even niet beschikbaar bent.
Een website zonder vakantie-info, verkeerde openingsuren op jullie Google-bedrijfsprofiel of klanten die verrast zijn dat jullie gesloten zijn: dat maakt geen goede indruk. Het zorgt voor frustratie en kan je klanten kosten.
Door een paar zaken op voorhand in orde te brengen, blijft jouw bedrijf ook tijdens de zomer professioneel en betrouwbaar overkomen.
Waarom je website niet zomaar mee op vakantie kan
Stel je voor:
Een potentiële klant ontdekt jouw bedrijf via Google. Alles ziet er goed uit.
Hij belt… geen antwoord.
Stuurt een mail… stilte.
Op je website staat nergens dat je gesloten bent.
Frustrerend voor de bezoeker én een gemiste kans voor jouw bedrijf.
Mensen begrijpen perfect dat bedrijven vakantie nemen. Wat ze níét appreciëren, is onduidelijkheid. Wanneer bezoekers niet weten waar ze aan toe zijn, verliezen ze vertrouwen.
Duidelijke communicatie maakt het verschil tussen een verloren bezoeker en een toekomstige klant.
6 dingen die je best regelt vóór je vertrekt
1. Plaats een melding op je website
Een duidelijke melding op je website via een banner of popup voorkomt meteen verwarring bij bezoekers die niet weten dat je even weg bent.
Vermeld steeds:
- wanneer je gesloten bent
- vanaf wanneer je opnieuw bereikbaar bent
- hoe klanten je kunnen bereiken bij dringende vragen (indien van toepassing)
Hou het kort, duidelijk en visueel professioneel. Een melding die perfect aansluit bij je huisstijl straalt vertrouwen uit, zelfs als je er even tussenuit bent.
Banner of popup: wat past bij jouw bedrijf?
Beide opties werken goed, maar ze zijn niet voor elk bedrijf even geschikt.
Een banner is een vaste strook bovenaan je pagina die altijd zichtbaar is, zonder de bezoeker te onderbreken. Dit werkt ideaal voor dienstverleners zoals freelancers, consultants of agentschappen. Bezoekers kunnen gewoon verder bladeren op je site en zien de melding op elk moment.
Een popup springt onmiddellijk in het oog en is daardoor geschikter voor webshops en fysieke winkels. Wie je website bezoekt met de bedoeling iets te bestellen of langs te komen, moet meteen weten dat je gesloten bent.
Niet te vergeten: controleer of je banner of popup ook op smartphones en tablets correct wordt weergegeven. Een groot deel van je bezoekers komt via mobiel. Een melding die half over het scherm loopt of moeilijk te sluiten is, wekt eerder irritatie dan vertrouwen.
Verwijder de melding zodra je terug bent
Niets is verwarrender dan een website die in oktober nog meldt dat jullie in juli gesloten waren.
Bij de websites die we bij Heave bouwen, stel je op voorhand een einddatum in waardoor de melding automatisch verdwijnt, zonder dat je er na je vakantie nog aan moet denken.
Check zeker of jouw platform dit ondersteunt. Is dat niet het geval, plan dan een herinnering in je agenda om de melding manueel te verwijderen zodra je terug bent.
Pas ook je contactpagina aan
Naast de banner of popup kan je contactpagina nog een goede plek zijn om je afwezigheid te vermelden.
Veel bezoekers gaan rechtstreeks naar die pagina als ze contact willen opnemen. Voeg daar tijdelijk een korte mededeling toe met je sluitingsperiode en (indien van toepassing) een alternatief contactpersoon of doorverwijzing voor dringende zaken.
2. Update je Google Bedrijfsprofiel (Google My Business)
Google is voor veel klanten het eerste contactpunt met jouw bedrijf.
Zegt Google dat je ‘geopend’ bent terwijl niemand bereikbaar is? Dan zorgt dat voor frustratie én een slechte eerste indruk.
Update daarom de volgende dingen in je Google Bedrijfsprofiel voor je op vakantie vertrekt:
- tijdelijke openingsuren
- oude contactinformatie
Een update van vijf minuten kan het verschil maken tussen vertrouwen winnen of klanten verliezen.
3. Pas je e-mailhandtekening aan
Je e-mailhandtekening is vaak een onderschat communicatiemiddel. Voeg een korte melding toe zoals:
Voorbeeld — Ons kantoor is gesloten van 20 juli t.e.m. 4 augustus.
Subtiel, professioneel en meteen duidelijk voor iedereen die contact met je opneemt.
Voeg deze melding al enkele weken vóór je vertrek toe. Zo zien mensen met wie je regelmatig mailt de sluitingsperiode al op voorhand en komen ze niet voor een verrassing te staan wanneer je er effectief niet bent.
4. Stel een professioneel automatisch antwoord in
Wanneer klanten tijdens je vakantie contact opnemen, verwachten ze een reactie. Die hoeft niet van jou persoonlijk te komen, maar een stilte is nooit een optie.
Stel daarom op elk kanaal een automatisch antwoord in zodat niemand in het ongewisse blijft.
Een goed ingestelde out-of-office e-mail geeft klanten precies de info die ze nodig hebben:
- de periode waarin je afwezig bent
- wanneer je weer bereikbaar bent
- een alternatief contactpunt voor dringende zaken (indien van toepassing)
Voorbeeld — Bedankt voor je bericht! Ik ben afwezig van 20 juli t.e.m. 4 augustus en lees mijn e-mails in die periode niet.
Vanaf 5 augustus ben ik er weer volledig voor je.
Heb je dringend iemand nodig? Neem dan contact op met [naam collega] via [e-mailadres].
Tot snel!
Eenvoudig, menselijk en professioneel. Precies de indruk die je wil achterlaten; ook als je met je voeten in het zand staat.
Social media
Veel bedrijven zijn actief op Instagram, Facebook of LinkedIn. Stel ook daar een automatisch antwoord in op je directe berichten (DM’s).
De meeste platformen ondersteunen dit standaard of in een premium abonnement.
Hou het kort en vriendelijk. Voorbeeld:
Voorbeeld — "Bedankt voor je bericht! We zijn gesloten van 20 juli t.e.m. 4 augustus. Vanaf dan zijn we er weer voor je."
Chatbot op je website
Heb je een chatbot op je website? Dan verwachten bezoekers daar ook een reactie.
Pas de automatische boodschap van je chatbot tijdelijk aan zodat bezoekers weten dat je afwezig bent en wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.
Kan je chatbot geen automatisch antwoord instellen, overweeg dan om de widget tijdelijk uit te schakelen. Een chatknop die nergens op reageert, wekt meer frustratie dan vertrouwen.
Online boekingssysteem
Werk je met een online boekingstool? Blokkeer dan je agenda tijdens de volledige sluitingsperiode voor je vertrekt.
Niets is vervelender dan een klant die een afspraak boekt voor een dag waarop niemand aanwezig is.
Voeg indien mogelijk een korte mededeling toe in je boekingssysteem zodat bezoekers meteen zien waarom bepaalde dagen niet beschikbaar zijn.
Voicemail
Ook je telefoon verdient een update. Pas je voicemailbericht tijdelijk aan zodat bellers meteen weten waar ze aan toe zijn.
Voorbeeld — "Bedankt voor je oproep. Ons kantoor is gesloten van 20 juli t.e.m. 4 augustus. Spreek een bericht in of stuur een mail naar [e-mailadres] en we nemen zo snel mogelijk na onze terugkeer contact met je op."
Kort, duidelijk en professioneel. Ook als je niet opneemt.
5. Informeer klanten, leveranciers en partners vooraf
Een banner op je website, een melding in je handtekening en een automatisch antwoord zijn allemaal waardevol. Ze informeren mensen echter pas op het moment dat ze al contact met je proberen op te nemen.
Een proactieve aankondigingsmail doet iets anders: je komt zelf naar je klanten, leveranciers en partners toe, vóór ze iets missen. Eén mailtje maakt een groot verschil in hoe professioneel je overkomt.
Dit is vooral belangrijk voor vaste klanten, lopende projecten of partners waarmee je regelmatig samenwerkt. Niemand zit te wachten op een verrassende stilte net op het moment dat ze iets van je nodig hebben.
Zo'n mail hoeft helemaal niet lang te zijn. Vermeld je sluitingsperiode, wie ze kunnen contacteren bij dringende zaken en wanneer je opnieuw beschikbaar bent. Meer heb je niet nodig om mensen gerust te stellen en vertrouwen te bewaren.
6. Kondig je zomerstop aan op sociale media
De aankondigingsmail hierboven vermeld, is gericht aan mensen die je al kennen. Je sociale media doen iets anders: ze bereiken iedereen die je volgt, inclusief potentiële klanten die je bedrijf wel kennen maar nog nooit contact hebben opgenomen.
Een korte social media post om je sluitingsperiode aan te kondigen is daarom geen overbodige luxe. Het is een klein maar zichtbaar signaal dat je bedrijf actief en professioneel wordt beheerd, ook tijdens de zomer.
Ook hier vermeld je:
- je sluitingsperiode
- wanneer je opnieuw bereikbaar bent
- eventueel een alternatief contactpunt voor dringende zaken (indien van toepassing)
De toon mag menselijk en licht zijn. Een zomerstop is geen slecht nieuws. Het is een moment om even je merk een gezicht te geven. Laat zien dat er mensen achter je bedrijf zitten die ook eens opladen.
Maak jouw bedrijf digitaal klaar voor de zomer
Een paar kleine aanpassingen maken het verschil tussen een bedrijf dat professioneel blijft overkomen tijdens de zomer en één dat bezoekers met vragen achterlaat.
De vijf stappen hierboven kan je perfect zelf doorlopen. Start met onze gratis checklist en ga punt voor punt na of jouw digitale communicatie op punt staat.
Download hier gratis de checklist: "Vertrek zorgeloos: jouw digitale zomerchecklist?"
Liever gewoon zorgeloos de deur achter je dicht doen en weten dat alles geregeld is? Dat is precies wat we voor onze klanten doen.
Neem vrijblijvend contact op. We bekijken graag samen wat je nodig hebt.
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in
Door Maarten Van Herendael
Oprichter
