About Yome Student Housing

Yome Student Housing biedt een netwerk van meer dan 220 vergunde studentenkoten, verspreid over 10 zorgvuldig beheerde gebouwen in Antwerpen en Gent. Ze leggen de focus op kwaliteit, veiligheid en eigen beheer van de gebouwen.

The challenge

De groei van Yome en de daaruitvolgende instroom van studenten maakte het opvolgen van vragen en problemen via e-mail onoverzichtelijk
Het manueel opstellen van huurovereenkomsten zorgde voor repetitief werk, fouten en tijdverlies
Het nakijken van huurgelden nam veel tijd in beslag

Screenshots of (details of) the website that Yome Student Housing had made by Heave Webdesign Antwerp

Locaties en units beheren

De admin kan eenvoudig locaties aanmaken en hieraan afzonderlijke units koppelen. Zo behoudt Yome het volledige overzicht over alle gebouwen en koten.

Automatische onboarding van huurders

Huurders worden toegewezen aan een unit en uitgenodigd op het platform. Ze vullen zelf hun gegevens aan, waardoor het administratief werk voor Yome tot een minimum beperkt blijft. Bovendien is alle data van de huurders dan ook uniform. Zodra hun profiel compleet is, krijgen ze toegang tot het ticketsysteem, betalingsinstructies en alle nuttige documenten (zoals plaatsbeschrijving en overeenkomst).

Automatische contractgeneratie en ondertekening

Met één klik wordt een huurovereenkomst gegenereerd op basis van het huurderprofiel. Alle gegevens worden automatisch ingevuld in Yome’s standaardtemplate en via DocuSeal digitaal ondertekend. Na ondertekening door beide partijen wordt het contract automatisch aan het profiel van de huurder toegevoegd.

Slim ticketsysteem met AI-ondersteuning

Huurders kunnen via het platform eenvoudig supporttickets aanmaken. Dankzij een AI-integratie krijgt elke huurder eerst een automatisch gegenereerd antwoord op basis van zijn unit, locatie en interne documentatie van Yome. Tickets kunnen worden toegewezen aan medewerkers, die intern per ticket kunnen overleggen en samenwerken.

Communicatiemodule per locatie of huurder

Via de ingebouwde communicatiemodule kan Yome rechtstreeks berichten sturen naar een volledige locatie, of naar één of meerdere specifieke huurders. Ideaal om snel meldingen te versturen over geplande werken, onderhoud of praktische updates — zonder losse e-mails of WhatsApp-berichten.

We had been searching for a customized solution for our company for quite some time. At Heave, they really listened to us and thought along with us. Thanks to their open collaboration—including the necessary trial and error—we achieved a result that exceeded our expectations. We are extremely satisfied!