Case

Yome Student Housing

SaaS Automatisaties

Schalen zonder chaos

Yome Student Housing biedt een netwerk van meer dan 300 vergunde studentenkoten, verspreid over meer dan 10 gebouwen in Antwerpen en Gent. Ze leggen de focus op kwaliteit, veiligheid en eigen beheer van de gebouwen. Met hun sterke groei kwamen ook enorm veel administratieve en organisatorische pijnpunten naar boven.

Info — Alle getoonde data is illustratief en/of geanonimiseerd

De uitdagingen

De groei van Yome en de daaruitvolgende instroom van studenten maakte het opvolgen van vragen en problemen via e-mail onoverzichtelijk
Het manueel opstellen van huurovereenkomsten zorgde voor repetitief werk, fouten en tijdverlies
Het nakijken van huurgelden nam veel tijd in beslag
Communicatie met studenten verloopte versnipperd en niemand had nog overzicht

Details

Type

Automatisaties

Onze geleverde diensten

Strategie
Design
Development

Resultaten

1u+ Administratie per dag uitgespaard
2u+ Per dag uitgespaard in piekperiodes
100% Huurdersgegevens ingevuld door de huurder zelf

Industrie

SaaS

Bedrijfsgrootte

10-20 medewerkers

Screenshots van (details van) de Automatisaties die Yome Student Housing liet maken door Heave Websites & Webapps Antwerpen

Locaties en units beheren

De admin kan eenvoudig locaties aanmaken en hieraan afzonderlijke units koppelen. Zo behoudt Yome het volledige overzicht over alle gebouwen en koten.

Automatische onboarding van huurders

Huurders worden toegewezen aan een unit en uitgenodigd op het platform. Ze vullen zelf hun gegevens aan, waardoor het administratief werk voor Yome tot een minimum beperkt blijft. Bovendien is alle data van de huurders dan ook uniform. Zodra hun profiel compleet is, krijgen ze toegang tot het ticketsysteem, betalingsinstructies en alle nuttige documenten (zoals plaatsbeschrijving en overeenkomst).

Automatische contractgeneratie en ondertekening

Met één klik wordt een huurovereenkomst gegenereerd op basis van het huurderprofiel. Alle gegevens worden automatisch ingevuld in Yome’s standaardtemplate en via DocuSeal digitaal ondertekend. Na ondertekening door beide partijen wordt het contract automatisch aan het profiel van de huurder toegevoegd.

Slim ticketsysteem met AI-ondersteuning

Huurders kunnen via het platform eenvoudig supporttickets aanmaken. Dankzij een AI-integratie krijgt elke huurder eerst een automatisch gegenereerd antwoord op basis van zijn unit, locatie en interne documentatie van Yome. Tickets kunnen worden toegewezen aan medewerkers, die intern per ticket kunnen overleggen en samenwerken.

Communicatiemodule per locatie of huurder

Via de ingebouwde communicatiemodule kan Yome rechtstreeks berichten sturen naar een volledige locatie, of naar één of meerdere specifieke huurders. Ideaal om snel meldingen te versturen over geplande werken, onderhoud of praktische updates — zonder losse e-mails of WhatsApp-berichten.

Bij Heave werd écht geluisterd en met ons meegedacht. Het resultaat overtrof onze verwachtingen.

Thomas De Paep CEO & Founder

Metrics

Waarom suckt deze website niet?

1u+ Administratie per dag uitgespaard
Huurovereenkomsten worden met één klik gegenereerd en digitaal ondertekend, vragen komen binnen via het ticketsysteem in plaats van een gedeelde mailbox en de opvolging van huurgelden gebeurt per unit. Het repetitieve werk dat vroeger over de hele dag verspreid zat, valt daardoor grotendeels weg.
2u+ Per dag uitgespaard in piekperiodes
Bij de start van het academiejaar stromen tientallen huurders tegelijk binnen. Onboarding, contractgeneratie en communicatie verlopen nu via hetzelfde platform, waardoor net de drukste weken de grootste tijdswinst opleveren.
100% Huurdersgegevens ingevuld door de huurder zelf
Huurders worden uitgenodigd op het platform en vullen hun eigen profiel aan. Er wordt niets meer overgetypt uit e-mails of losse formulieren, waardoor fouten in contracten en communicatie zo goed als verdwenen zijn.