Maaltijden Pascal
Groei zonder chaos
Maaltijden Pascal levert dagelijks (warme) maaltijden aan huis bij honderden klanten. Ze leggen de focus op kwaliteit, versheid en een persoonlijke service waarbij elke maaltijd op tijd op het juiste bord belandt.
Naarmate Maaltijden Pascal groeide, werd het dagelijkse beheer van bestellingen, leveringen en betalingen steeds complexer.
Bestellingen kwamen via verschillende kanalen binnen (e-mail, telefoon, papier, webshop) en moesten manueel verwerkt worden door administratie en de chauffeurs. Wijzigingen gebeurden vaak last-minute en de coördinatie tussen administratie, keuken en chauffeurs vereiste veel manuele opvolging.
Daarnaast zorgde het beheer van cashbetalingen, klantenkaarten en routeplanning voor extra administratieve belasting en verhoogde kans op fouten.
Info — Alle getoonde data is illustratief en/of geanonimiseerd
De uitdagingen
- Veel tijdverlies door manuele administratie
- Fouten in bestellingen en leveringen
- Moeilijke communicatie tussen administratie, keuken en chauffeurs
- Beperkt realtime overzicht van wijzigingen
- Complexe opvolging van cashbetalingen en klantenkaarten
- Moeilijk schaalbare processen bij verdere groei
Waarom een standaardoplossing niet voldeed
De dagelijkse werking van Maaltijden Pascal bestond uit een combinatie van bestellingen, routeplanning, maaltijdvoorkeuren, cashbetalingen, klantenkaarten en last-minute wijzigingen tussen administratie, keuken en chauffeurs.
Hoewel verschillende standaardtools bepaalde onderdelen konden ondersteunen, bleek er geen bestaande oplossing te zijn die volledig aansloot op de specifieke werking van het bedrijf. Daardoor bleef veel opvolging manueel verlopen en nam de kans op fouten toe.
Daarom koos Maaltijden Pascal voor een maatwerk webapplicatie die volledig afgestemd werd op hun operationele workflow, met één centraal systeem voor administratie, keuken en chauffeurs.
Gebruiksvriendelijke checkout
De vorige webshop dwong gebruikers om hetzelfde product meerdere keren toe te voegen voor meerdere dagen of personen. Er was geen duidelijk overzicht van wat
je bestelde, waardoor fouten snel gemaakt waren.
We ontwierpen de checkout volledig opnieuw op basis van gebruikersonderzoek, met één helder proces:
- Aanmelden / registreren
- Je kiest de dagen waarvoor je een maaltijd wilt
- Je stelt per dag samen wat je wilt (dagschotel(s), maandschotel(s), soep, extra's...)
- Je duidt je voorkeuren aan (bv. zoutarm)
- Je ziet een overzicht van je bestelling en betaalt
Leveringsinterface voor chauffeurs
Vroeger verliep een leveringsronde op papier. Nu loggen chauffeurs in op hun tablet en zien ze meteen hun volledige route voor de dag. De route wordt automatisch geoptimaliseerd om de leveringen zo efficiënt mogelijk te ordenen. Per stop vinken ze de levering af in het systeem. Is er met een beurtenkaart betaald, wordt het saldo ter plaatse verrekend. Is het deels cash en deels kaart, berekent het systeem de verdeling automatisch.
Tegen de tijd dat de chauffeur terugkeert, zijn alle betalingen al verwerkt. De administratie heeft een volledig overzicht zonder manueel werk achteraf. Zowel de chauffeur als de administratie hebben toegang tot een kassasysteem, zodat er geen discussie kan bestaan over hoeveel cash geld er is ontvangen.
Geen papieren bestellingen meer
Veel klanten van Maaltijden Pascal zijn senioren die niet bestellen via de webshop. Ze kregen vroeger een papieren menu voor de maand, vulden dat manueel in en gaven het mee met de chauffeurs. Iemand van de administratie verwerkte vervolgens elke bestelling met de hand.
Die papierenstroom is nu omgezet naar digitale abonnementen. Op basis van de gekozen dagen en voorkeuren worden bestellingen automatisch gegenereerd, zonder dat de klant iets hoeft te doen en zonder dat de administratie elke bestelling manueel invoert.
Beurtenkaartensysteem
Maaltijden Pascal werkt met papieren beurtenkaarten voor 10 dagschotels. Veel oudere klanten zijn hier fan van omdat het tastbaar is en ze exact weten hoeveel maaltijden ze nog hebben. Maar alles buiten die dagschotels leidde tot meerkost (een extra soep, een maandschotel met vis, ...). Dat maakte de administratie al
snel onoverzichtelijk.
Nu worden beurtenkaarten digitaal aangemaakt én ontvangt de klant een papieren exemplaar. Elke keer een chauffeur levert, wordt de levering automatisch verrekend met de kaart, inclusief meerkosten. Het papieren kaartje wordt dan afgevinkt. Zo is er altijd een overzicht van het resterend saldo per klant, welke meerkosten er cash aangerekend werden en wanneer een nieuwe kaart nodig is. Loopt een kaart op zijn einde, dan kan de chauffeur ter plaatse een nieuwe verkopen. En de klant heeft nog altijd zijn vertrouwde papieren beurtenkaart.
Bestellingen kwamen binnen via mail, telefoon en papier. Chauffeurs reden met handgeschreven lijsten, noteerden nieuwe bestellingen onderweg en aan het einde van de dag moest alles nog eens manueel worden verwerkt. Fouten waren onvermijdelijk. Heave bracht onze volledige operationele keten in één systeem. Iedereen werkt nu vanuit hetzelfde overzicht. Chauffeurs werken op een tablet: ze zien hun route, verrekenen betalingen ter plaatse en alles wordt meteen verwerkt. De keuken heeft altijd een up-to-date overzicht van wat gekookt moet worden. Fouten zijn zeldzaam geworden en elke week winnen we uren terug op administratie. Wat ik het meest waardeer: er werd niet gezocht naar een standaardoplossing die 'dicht genoeg' zat. Heave heeft de tijd genomen om te begrijpen hoe wij écht werken, en dat zie je terug in het resultaat.
Meer cases
Yome Student Housing
(Webapp)